Työelämään liittyvä keskustelu vilisee puhetta työn sujuvuudesta, tai sujumattomuudesta, tietotyön tuottavuudesta, tai tuottavuusvajeesta ja hallinnan tunteen saamisesta omaan työhön. Näihin teemoihin liitetään lähes aina aika ja ajanhallinta: Mistä saada lisää aikaa ja miten käyttää aika fiksummin? Mitä jos ajanhallinnan sijaan puhuttaisiinkin ensisijaisesti energianhallinnasta ja energian suuntaamisesta? Väitän, että suuntaamalla ja käyttämällä omaa energiaa fiksummin, moni ajanhallinnallinen haaste korjaantuu lähes itsekseen.
Tässä kirjoituksessa käsittelen omaa energiaa erityisesti sen suuntaamisen näkökulmasta seuraavin näkökulmin:
- Energian määrä lähtötilanteessa – millaisesta ämpäristä ammennat?
- Priorisointi – mikä on oikeasti tärkeää?
- Syvätyö ja sälätyö – milloin sinun tulee olla parhaimmillasi?
- Sinä päätät – kuka ja mikä sanelee energian käyttöäsi?
- Mindfulness – supervoima fiksuun energian suuntaamiseen
Energian määrä
Jos sinun pitäisi arvioida omaa energiasi määrää paristovertauskuvalla, kuinka täynnä paristosi on tyypillisesti aamuisin? Entä mitä lataukselle tapahtuu työviikon edetessä? Oli latauksesi taso mikä tahansa, se määrittelee sen, kuinka paljon sinulla on energiaa käytettävänä tietyssä aikaikkunassa – esimerkiksi työpäivän aikana. Moni myös toivoo, että latausta on jäljellä vielä iltaisinkin, jotta vapaa-aika olisi laadukasta ja buustaisi taas seuraavan päivän latausta.
Et voi käyttää enempää energiaa kuin mitä sinulla on, joten jos tuntuu, että energia ei riitä, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:
- Panosta lisäenergian hankkimiseen
- Jaa energiaasi fiksummin
Parhaimmillaan toteutat molemmat vaihtoehdot.
Omaa energiatasoa voi nostaa monella tapaa: nukkumalla paremmin, liikkumalla riittävästi, syömällä monipuolisesti, pitämällä huolta tärkeistä ihmissuhteista ja kehittämällä itseään mieluisilla uusilla asioilla. Jos tuntuu, että moni asia näistä on rempallaan, älä yritä korjata kaikkea kerralla, vaan valitse yksi. Usein yhden asian fiksaaminen alkaa korjata myös toista, kuten liikunnan positiivinen vaikutus uneen tai uusien taitojen opettelun vaikutus mielialaan. Pienet muutokset kerrallaan vievät kestävästi kohti isompaa muutosta.
Seuraavaksi keskityn energian suuntaamiseen eli miten käytät energiaasi fiksusti siten, että työsi tuntuu sujuvalta, saat aikaiseksi oikeita asioita laadukkaasti ja lähdet töistä kotiin ajoissa ja hyvillä mielin päivän saavutuksistasi. Näin ainakin suurimpana osana päivistä, koska kukapa voisi optimoida elämää joka hetki.
Priorisointi – mikä on oikeasti tärkeää?
Aloitetaan perusasioista. Kyky aidosti ja objektiivisesti priorisoida asioita töissä on fiksun energian ja ajankäytön perusta. Ajattelet ehkä nyt, että kyllähän minä priorisoin joka päivä ja minulla on kyllä prioriteetit kunnossa. Priorisointia varmasti teetkin, koska muuten on vaikea selvitä haastavista tehtävistä. Haastan kuitenkin hiukan. Pohdi hetki näitä kysymyksiä:
- Mikä on sinun työsi tärkein tavoite? Se ydin, jonka takia sinut on palkattu tehtävään.
- Mitkä ovat tähän tavoitteeseen liittyvät tärkeimmät työtehtävät, joissa sinun täytyy olla parhaimmillasi?
- Kuinka paljon a) aikaa ja b) energiaa sinulla kuluu edellä mainittuihin työtehtäviin päivittäin tai viikoittain?
- Mihin muuhun aikaasi ja energiaasi kuluu?
- Mitä vastauksesi kertoo sinulle?
Jos tehtäväsi ydintavoite ei ole kirkas, eivät ole myöskään prioriteetit. Jos taas aikaasi ja energiaasi kuluu mielestäsi liikaa muihin kuin kuuluisiin ”omiin tärkeisiin töihin”, mitä voit tehdä asialle?
Ajan ja energian hukkaa syntyy kahdesta prioriteetteihin liittyvästä syystä:
- Ydintavoite ja siihen liittyvät ydintehtävät eivät ole selkeät
- Yksilö ajautuu tekemään muita kuin tärkeimpiä tehtäviään väsymyksen, mukavuudenhalun tai tottumuksen vuoksi
Fiksu priorisointi vaatii usein sekä oman mielen, että organisaation ravistelua. So shake it!
Syvätyö ja sälätyö – milloin sinun tulee olla parhaimmillasi?
Kun prioriteetit ovat selkeät, on helppo erotella syvä- ja sälätyö. Syvätyö on niitä tehtäviä ja hetkiä töissä, kun sinun täytyy loistaa, olla parhaimmillasi. Se voi olla tärkeän analyysin tekeminen tai merkittävä presentaatio – jokin työtehtävä, joka on työsi ytimessä.
Syvätyön lisäksi meillä jokaisella on ns. sälätyötä, joka on rutiininomaisempaa ja aivoja vähemmän kuormittavaa. Tätä voi olla esimerkiksi laskujen tarkistaminen, yksinkertaiset taulukoinnit tai vapaamuotoisempi palaveri, jossa sinulla on pienempi rooli.
Kun koko ajan et voi olla parhaimmillasi, fiksun energian hallinnan kannalta syvä- ja sälätyön vaihtelu on ehdottoman tärkeää. Vaihtelua olisi hyvä saada jokaiseen työpäivään, mutta myös viikoittain ja kuukausittain. Vaihtelu tukee kokonaispalautumista ja pitää yllä energisyyttä. Paitsi tätä vaihtelua, energisyyden ylläpidon kannalta taukojen pitäminen etenkin ennen syvätyötä on erittäin kriittistä.
Sinä päätät – kuka ja mikä sanelee energian käyttöäsi?
Nyt on siis priot kunnossa ja syvä- ja sälätyö tunnistettu ja eritelty. Ollaan tärkeimmän äärellä eli sen, mitä töissä oikeasti tapahtuu – koska toiminta ratkaisee pelin. Suuntautuuko energiasi oikeanlaiseen toimintaan, vai meneekö sitä hukkaan joko yrityskulttuurin tai omien tapojen vuoksi?
Suurimpia turhia energiasyöppöjä työmaailmassa ovat kokemukseni mukaan
- Toimintakulttuuriin liittyvä turha hömppä, kuten turhat palaverit, sisäiset raportoinnit ja huono johtamiskulttuuri
- Sirpaleinen ja reaktiivinen työtapa, joka johtuu
- jatkuvista keskeytyksistä, kuten ilmoituksista eri laitteissa
- yksilön levottomasta mielestä, joka johtaa reaktiiviseen toimintaan ja jatkuvaan asiasta toiseen sinkoiluun, siis keskittymiskyvyttömyydestä
Väitän, että jokainen voi vaikuttaa sekä kohtaan 1. että erityisesti kohtaan 2.
Kulttuuria ja toimintatapoja voi ja pitää saada haastaa, syntyyhän kulttuuri työpaikan ihmisten toiminnasta ja yhteistyöstä. Fiksuilla pelisäännöillä saadaan yhdessä sujuvuutta työhön.
Erityisesti kuitenkin jokaisella meistä on mahdollisuus parantaa energian suuntaamistamme muuttamalla työtapojamme fokusoituneempaan ja proaktiivisempaan suuntaan. Se, mikä tässä toimii yhdelle ei ehkä toimi kaikille. Me kaikki voimme kuitenkin karsia keskeytyksiä ja harjoittaa omaa keskittymiskykyämme ja pitää huolta palautumisestamme. Mitä väsyneempi olet, sitä levottomampi mielesi on. Levottomuus johtaa sinkoilevaan toimintatapaan, joka puolestaan aiheuttaa tarpeetonta energian- ja ajanhukkaa.
Olennaista on tunnistaa ja tunnustaa omat haitalliset toimintamallit – joiden takana on usein jokin haitallinen ajatusmalli – ja lähteä päättäväisesti kokeilemaan uutta tapaa. Pienin askelin tämäkin. Jollekin voi esimerkiksi olla ratkaisevaa avata tietokoneelle vain yksi sovellus tai välilehti kerrallaan, jotta välttää houkutuksen poukkoilla eri välilehtien välillä. Tai ensimmäinen askel on luopua jatkuvasta saavutettavuudesta ja sulkea sovellusten ilmoitukset. Voitkin miettiä, mikä on sinun sujuvan työskentelyn esteenä ja lähteä haastamaan siihen liittyvää omaa toimintaasi.
Mindfulness – supervoima fiksuun energian suuntaamiseen
Edellä mainittujen keinojen lisäksi on olemassa yksi vertaansa vailla oleva tapa kehittää oman fokuksen ja sen kautta energian suuntaamista, nimittäin mindfulness ja sen puitteissa erityisesti meditointi. En mene syvällisemmin mindfulnessin käsitteeseen tässä kohtaa, mutta poimin siitä energian suuntaamisen kannalta olennaisimman.
Pidän mindfulnessia yhtenä tärkeimmistä työelämätaidoista ja hyvinvoinnin kulmakivistä. Mindfulness kääntyy suomeksi ”hyväksyvä tietoinen läsnäolo”, ja energian suuntaamisen näkökulmasta keskeistä on tietoisuus: tietoinen huomion vieminen haluttuun asiaan. Mindfulnessissa harjoitetaan huomion pitämistä ennalta päätetyssä kohteessa, kuten hengityksissä, kehon tuntemuksissa tai eri aistihavainnoissa. Kun tällaista harjoittelua tekee säännöllisesti, myös töissä on aina vain helpompi pitää fokus yhdessä asiassa kerrallaan ja suunnata siten oma energia oikein ja fiksusti. Mieli ei jatkuvasti harhaile muualle, tai jos harhailee, se ei vie mukanaan vaan paluu huomion kohteeseen menee sujuvasti. Sivutuotteena on parempi palautuminen, joka puolestaan nostaa kokonaisenergian määrää.
Mindfulnessin harjoittamisen tulokset näkyvät arjessa monella tapaa, mm.:
- Palautuminen paranee
- Keskittymiskyky paranee
- Tunnesäätely paranee
- Mieli rauhoittuu
- Energia suuntautuu itselle oikeisiin asioihin
Meditointi on vaikuttavin tapa harjoittaa mindfulnessia, mutta mindfulnessia voi harjoittaa myös esimerkiksi luonnossa liikkuen läsnäolevasti ja tietoisena kaikista aistihavainnoista tai syödessä keskittyen ruokaan kaikilla aisteilla ilman muita virikkeitä ympärillä. Keinot ovat monet ja kuten muussakin treenissä, myös tässä kehittyy ja treeni syvenee ajan kanssa. Jos et vielä ole kokeillut mindfulnessia, nyt voisi olla sen aika.
Keskustelen mielelläni kirjoituksen eri teemoista, joten ole yhteydessä, jos jokin mietityttää tai haluat kuulla ja oppia lisää.
Tiina